Процедура по попълване и заверяване на осигурителни книжки

Осигурителните книжки са документ, с който се доказва осигурителен стаж и доход при подаването на заявление за отпускане на лична пенсия за старост.

Попълване и заверяване на осигурителни книжки на самоосигуряващи се лица

Самоосигуряващите се имат задължението сами да попълват страниците на осигурителните си книжки. Те трябва да записват данни за работните дни за всеки месец от годината, за които са платени осигурителни вноски. Посочва се върху какъв месечен осигурителен доход е избрало лицето да внася авансово своите осигуровки. Друга информация, която трябва да присъства в книжката, е какъв е размерът в проценти на осигурителната вноска. Той зависи от вида на осигуряването, което е избрал човека - само за фонд "Пенсии" или за него плюс фонд "Общо заболяване и майчинство". За всяка година осигурителен стаж се попълват лист 1 и 2, като страниците трябва да са идентични.

Самоосигуряващите се трябва да напишат в осигурителната книжка за всеки месец авансовия/окончателния размер на осигурителния си доход за дадената година. Окончателният размер на месечния осигурителен доход, посочен в книжката, задължително трябва да съвпада с този, посочен в Таблица 1 от справката, която се попълва и прилага към годишната данъчна декларация. Окончателният размер на месечния осигурителен доход се определя за периода, през който е извършвана трудова дейност през предишната година.

На обратната страна на лист 1 и 2 на книжката се вписва информация за времето, през което осигурените за общо заболяване и майчинство самоосигуряващи се са били неспособни да работят, използвали са отпуск за бременност, раждане, отглеждане или осиновяване на дете от 2- до 5-годишна възраст.

Попълнените книжки се носят в съответното териториално поделение на НОИ и там се заверяват от инспектор, който се занимава с това. Прави се проверка дали вписаните в книжката данни са достоверни и дали са налице нужните условия за заверка. Между НОИ и НАП съществува връзка, която позволява служебно да се получи информация за авансовите вноски, за окончателния размер на осигурителния доход и за платените окончателни вноски.

• Счита се, че самоосигуряващите се са осигурени за времето, през което са внасяли вноски върху авансовия месечен осигурителен доход, посочен между минималния и максималния размер на дохода за 1 месец съгласно Закона за бюджета на държавното обществено осигуряване (ЗБДОО). Също така те трябва да напишат в декларация образец № 1 "Данни за осигуреното лице" при подаването й колко е авансовия им месечен осигурителен доход, върху който се осигуряват.
• Когато в базата данни на НОИ няма информация за определен окончателен размер на осигурителния доход за например година преди 2015 г., но са платени авансовите вноски за цялата тази година, за осигурителен стаж се зачита цялата година. В случай, когато са внесени авансови вноски за определени месеци, за осигурителен стаж се смятат тези конкретни месеци. В осигурителната книжка се заверява авансовият доход, върху който са внесени осигурителните вноски. Когато са платени за цялата година вноски, се заверява за цялата година осигурителния доход, а ако са платени за няколко месеца, в книжката се записва доходът за тези месеци.
• Ако в системата на осигурителния институт са налице данни за входирана Таблица 1 към годишната данъчна декларация и по-висок от авансовия месечен осигурителен доход окончателен размер на месечния осигурителен доход, както и ако не са внесени окончателните вноски и не се очаква това да стане, заверката на осигурителната книжка става върху авансовия осигурителен доход, върху който са платени авансовите вноски. При внасяне на окончателните осигурителни вноски осигурителната книжка може да се презавери, ако лицето пожелае.
• Когато в системата на НОИ има информация за входирана Таблица 1 към годишната данъчна декларация и за по-нисък определен окончателен месечен размер на осигурителния доход от месечния авансов, платен от самоосигуряващия се, за осигурителен стаж се зачита цялата година. В книжката се заверява окончателният доход, който е определен в Таблица 1 на Справката за окончателния размер на осигурителния доход към годишната данъчна декларация за тази една година. Той не бива да е по-малък от минималния месечен размер на осигурителния доход, определен за самоосигуряващите се.
• В случаите, когато лицето е платило авансови осигурителни вноски върху доход, който е по-малък от определения за него минимален осигурителен доход, то не се смята за осигурено и в осигурителната книжка не се заверяват стаж и доход.
• Ако самоосигуряващо се лице е извършвало трудова дейност и авансово се е осигурявало през 2016 г. (през юли 2015 г. е отменено издаването на осигурителни книжки), посочило е това в декларация образец № 1 "Данни за осигурено лице", попълнило е правилно Таблица 1 на справката към годишната данъчна декларация, но в същото време не са платени авансови вноски за част от месеците през тази година и/или окончателната вноска не е внесена в дължимия размер, в книжката се заверява авансовият осигурителен доход за месеците, за които има внесени авансови вноски. На самоосигуряващия се се съобщава, че не му се зачита осигурителен стаж и доход за периодите, в които няма вноски.
• От 1 януари 2016 г. важи изискването при посочен по-висок осигурителен доход в сравнение с авансовия, върху който са внасяни авансови вноски през годината, в справката към годишната данъчна декларация самоосигуряващият се трябва да заплати вноски като довнесе разликата. Размерът на вноските трябва да бъде определеният за фонд "Пенсии" и за допълнителното задължително пенсионно осигуряване, както и за фонд "Общо заболяване и майчинство", ако са пожелали да се осигуряват за този риск.

За времето след 2006 г. самоосигуряващите се могат да установят осигурителен стаж и доход и благодарение на информацията за внесените дължими осигурителни вноски, налични в системата или регистрите на НОИ.

За времето след 1 януари 2016 г. самоосигуряващите се установяват осигурителния си стаж и доход само въз основа на информацията за внесените дължими вноски, която е налична в системата или регистрите на осигурителния институт.

Лицата могат да подават жалби (чл. 117, ал. 1, т. 4 от КСО), когато им е отказано заверяване на осигурителната книжка. Жалбата се адресира до ръководителя на териториалното поделение на НОИ.

Попълване и заверяване на осигурителни книжки на работещи на трудов договор при работодатели, които не са еднолични търговци или юридически лица

Заверката на осигурителните книжки на работници и служители, които имат трудови правоотношения с осигурители нееднолични търговци и неюридически лица, става в поделение на НОИ по постоянен адрес на работодателя физическо лице или по адрес на управление на осигурителя към момента на пожелаване на заверяването, който не е юридически лице. Няма значение кое териториално поделение е издало книжката. Документът се представя от осигурителите и заверката се прави, когато се прекрати трудовия договор или когато осигуреният пожелае това.

• Данните за осигурителния стаж и доход, които се вписват в книжката, се попълват от работодателя. За всяка година осигурителен стаж се попълват 1 и 2 лист от книжката, които трябва да са идентични. Записва се информацията за работните дни за всеки месец от годината, които се приемат за осигурителен стаж, за размера на осигурителния доход, върху който са платени или се дължат вноски, за сумите, които са получени за социални разходи, за обезщетения по чл. 222, ал. 1 от Кодекса на труда или за други подобни получени средства. В книжката се отбелязва и колко процента от осигурителната вноска покриват осигурителя и осигуреното лице.
• Но обратната страна на 1 и 2 лист се записва колко време осигурените за общо заболяване и майчинство и/или за трудова злополука и професионална болест не са могли да упражняват трудовата си дейност по някаква причина, са ползвали отпуск за бременност, раждане, отглеждане и осиновяване на дете от 2- до 5-годишна възраст.
• За да бъде заверена книжката, работодателите трябва да предоставят документи, които да показват размера на трудовото възнаграждение, върху което се дължат вноските за държавното обществено осигуряване (ДОО) за наетите от тях работници или служители. Данните за работещите, вписани в декларация образец № 1 "Данни за осигуреното лице", се проверяват. Ако осигурителите не са подали декларации или са налице грешки в тях, им се отпуска срок да оправят пропуските си.

Ако в осигурителната книжка е направена заверка на периоди, които са до 31 декември 2015 г., тя се дава на осигурения за отпускане на пенсии по реда на Кодекса за социално осигуряване. След тази дата осигурителният доход и стаж на работещите на трудов договор при работодател, който не е едноличен търговец или юридическо лице, се зачита на база на информацията, която е подадена към информационната система на осигурителния институт.

Попълване и заверяване на осигурителни книжки на хората, които участват в международни военни мисии, на работещи в международни органи или организации и на изпратени на работа в чужда страна от български посредник

Осигуряването на участващите в международни военни мисии, на работещи в международни организации и органи и на изпратените в чужбина от роден посредник е задължително от датата на започването или на възобновяването му до датата на прекъсването или прекратяването му, както и издаването на осигурителна книжка. Българската държавна организация или посредникът, който изпраща лицето на работа в чуждата страна, имат отговорността за заверката на осигурителната книжка на хората, участващи в международни мисии по реда на Закона за МВР (за времето до 1 януари 2011 г.), на работещите в международни организации и органи и на изпратените на работа в чужда държава. В нея те описват периодите, през които са осигурявани работещите, попълват се дните, които се зачитат за осигурителен стаж, върху какъв осигурителен доход са избрали да се осигуряват лицата, какъв е размера на вноската за фонд "Пенсии".

Попълнените книжки се заверяват от инспектор в териториално поделение на НОИ. Но преди това се прави проверка на вписаните от ведомството или посредника данни за времето, през което служителят е внасял вноски за ДОО. Ако се забележат нередности или несъответствия, те трябва да се отстранят.

Попълване и заверяване на осигурителна книжка на брачен партньор на дългосрочно командирован служител в дипломатическа служба

Ведомството, което изпраща дългосрочно командирован служител в дипломатическа служба, попълва осигурителната книжка на брачния му партньор и удостоверява периода, през който той е пребивавал в чужда страна и се е осигурявал, докато е траел задграничния мандат. На лицевата страна на документа (лист 1 и 2) се вписват дните, считани за осигурителен стаж, върху какъв размер осигурителен доход е избрал да плаща вноски съпругът или съпругата, колко процента е вноската за фондове "Пенсии" и "Общо заболяване и майчинство".

На обратната страна на листа се попълва кога брачният партньор е бил неработоспособен, излизал е в отпуск за бременност, раждане и отглеждане на дете (отнася се за периоди до 2010 г. включително).
За периоди, отнасящи се след 1 януари 2011 г. изпращащото ведомство записва в книжката дните, зачетени за осигурителен стаж, минималния осигурителен доход, определен в Закона за бюджета на ДОО за съответната година, както и процентния размер на вноската за пенсия. След началото на 2011 г. не се попълва обратната страна на лист 1 и 2, изключение се прави в случаите, когато съпругът или съпругата е временно неработоспособен отпреди 1 януари 2011 г. и състоянието му продължава без прекъсване и след тази дата.

Заверяването на осигурителните книжки на брачните партньори на служители, които са дълго командировани в дипломатическа служба, се прави по искане на ведомството, което ги изпраща и чрез което става осигуряването им.

Така попълнените книжки се носят в съответното поделение на осигурителния институт и там ги заверява инспектор. Проверява се дали информацията, която съдържа документа, е коректна и ако има нередности, те се премахват и тогава се заверява книжката.

Попълване и заверяване на осигурителна книжка на съпрузите на хора със свободни професии, регистрирани земеделски стопани и тютюнопроизводители, участващи в трудовата дейност на последните

Упражняващите свободни професии, регистрираните земеделски стопани и тютюнопроизводители (по чл. 4, ал. 3, т. 1 и 4 от КСО) попълват в осигурителните книжки периодите, през които брачните им партньори са подлежали на осигуряване. Книжките се заверяват за времето, за което съпрузите са пожелали да плащат вноски и са го направили.

В информационната система на НОИ се прави проверка на вписаните в документа данни и тогава инспектор от института го заверява. НАП предоставя служебно информация за внесените осигурителни вноски.

Съпрузите на регистрираните земеделски стопани и тютюнопроизводители и на упражняващите свободни професии, които участват с тяхно съгласие в трудовата им дейност, задължително се осигуряват от датата на започване или възобновяване на заплащането на вноски до прекъсването или прекратяването му.