Процедура по издаване на удостоверение за заличаване дейността на осигурител

Прекратяването (заличаване) на дейността на осигурител може да се наложи по различни причини. Сред тях могат да бъдат настъпване на смърт, обявяване в несъстоятелност, желание за прекратяване на дейността и други.

Когато настъпят подобни обстоятелства и се вземе решение за заличаване на дейността, се предприемат действия по предаване, приемане, изземване, обработване, съхраняване и използване на ведомости за заплати и трудовоправни документи. Тези документи са съставени и/или издадени от осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник. Предават се и документи, които служат за установяване на осигурителен стаж и доход на работилите в организации по параграф 12 от преходните и заключителни разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.

За кого важи процедурата

Предаването на всички изброени документи важи за:

• Осигурителите, като за такива се считат всяко физическо, юридическо лице или неперсонифицирано дружество, в това число и други организации, които по закон трябва да внасят осигурителни вноски за други физически лица. Предаването може да се извърши и от упълномощено от осигурителя лице по реда на чл. 18 от Административнопроцесуалния кодекс (АПК).
• За лица, които съхраняват ведомости и документи на клонове на чуждустранни търговци, служебно заличени по чл. 17а, ал. 6 от Търговския закон (чл. 5, ал. 10, последно изречение от КСО).
• За наследници на едноличен търговец, на физическо лице осигурител или на едноличен собственик на търговско дружество.

Документацията се предава на съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ), което след извършването на проверка издава удостоверение, което се представя на Агенцията по вписванията за заличаване на осигурителя.

Необходими документи за получаване на удостоверение за заличаване на осигурител

Желаещите да получат удостоверение за прекратяване дейността на осигурител трябва да подадат заявление до ТП на НОИ, на чиято територия се намира седалището на осигурителя. Заедно с него трябва да се прибавят и следните документи:

• Юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) трябва да приложат удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд.
• Едноличните търговци, ЮЛНЦ, търговските дружества и кооперациите, които са обявени в несъстоятелност, трябва да приложат съдебно решение за това обстоятелство - оригинал или копие със заверка за дата на влизане в сила.
• Удостоверение за наследници, когато заявлението се входира от наследник.
• Копие на пълномощно, когато заявлението се подава от упълномощено от осигурителя лице по чл. 18 от АПК. Документът трябва да е нотариално заверен, когато пълномощникът е човек извън представителство по закон или извън следните лица - адвокатите, децата, родителите или съпругът; юрисконсултите или други служители с юридическо образование в предприятията, учрежденията, юридическите лица и на едноличния търговец; областните управители, получили пълномощно от министъра на регионалното развитие и благоустройството или от финансовия министър, в случаите по чл. 31 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК); други лица, предвидени в закон.

Как протича процедурата

Заявлението за предаване на ведовостите и за издаването на удостоверението за прекратяване дейността на осигурител се подава в ТП на НОИ, където е седалището на работодателя. Ако осигурителят е физическо лице, заявлението се подава по постоянен адрес, ако е едноличен търговец - по адрес на седалището или по постоянен.

Трудоправните документи и ведомостите за заплати могат да се предадат и в съответния Регионален архивен център (РАЦ). Тогава заявлението е изцяло в свободен текст и се посочват мотивите за предоставянето на документите в центъра.

Подаване на заявление

В случаите, когато едноличен търговец или юридическо лице е извършвал своята дейност на територията на ТП на НОИ, която е различна от тази на седалището му, може да предаде документите в поделението, на чиято територия е осъществявал дейността си. За целта трябва да подаде свободно написано заявление за промяна на ТП на НОИ. Попълва се информация за населеното място, в което осигурителят е реализирал дейността си. Това заявление се подава заедно със заявлението по чл. 5, ал. 10 от КСО в териториалното поделение на НОИ по седалище на работодателя. Промяната на поделението, в което ще се предадат ведомостите и трудовоправните документи, става след заповед на управителя на НОИ.

Заявлението може да се изтегли от сайта на НОИ, раздел "Формуляри", да се вземе лично от ТП на НОИ или от РАЦ. Съществуват няколко възможности за подаване на заявлението:

• По електронен път чрез квалифициран електронен подпис (КЕП) или чрез персонален идентификационен код (ПИК), издаден от осигурителния институт, ползвайки ги в Единния портал за достъп до електронни административни услуги или в Системата за сигурно електронно връчване на Държавна агенция "Електронно управление". В официалния сайт на НОИ могат да използват КЕП и ПИК при услугата "Издаване на удостоверение на осигурител, който няма наети лица и не води/липсват ведомости за заплати и трудовоправни документи" - когато отговарят на тези условия. Другият вариант е пак в официалния сайт на института, но услугата "Формата за контакт с НОИ с достъп до персонални данни".
• На място в ТП на НОИ или в Регионален архивен център.
• На хартиен носител чрез лицензиран пощенски оператор.

Извършване на проверка

Контролните органи на НОИ правят пълна финансова ревизия по разходите на държавното обществено осигуряване (ДОО). Те проверяват и декларираните в заявлението обстоятелства. При предаването се приемат ведомости и трудовоправни документи, които са сортирани и обработени при изискванията, описани в раздел II на Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник.

Как предварително се обработва документацията, която ще се предава

Длъжностни лица, които се занимават с осигурителния архив, дават предварителни консултации по какъв начин се обработват и подготвят документите на хартиен носител и в електронен вид. Ведомостите за заплати, които са на хартия, трябва да:

• Бъдат подредени по вид и хронология - като се отвори делото, месеците да са последователно от първи до дванадесети.
• Делата се номерират така, че да не се засяга текста - в горния десен ъгъл на листа. Всеки лист, върху който има текст, трябва да има отделен номер независимо дали от лицевата или от обратната страна, дали текстът е частичен или цялостен. Не се поставят номера на празните листове, на обвивките на делата и на листовете разделители. Пришитите от единия край листове независимо от формата и сгъването им, се номерират като един лист. Тези, които са пришити и сгънати по средата, се номерират като два листа.
• Когато се оформя заглавната страница на делото, се посочва пълното наименование на осигурителя, в скоби съкратеното му, ако има такова, и ЕИК/БУЛСТАТ. В случаите, когато е имало промени в наименованието, първо се вписва това, което е имал в момента на съставяне на документите, а след това в хронологичен ред се посочват и другите, както и ЕИК/БУЛСТАТ с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. Освен наименованието се записва заглавието на делото според вида на документите в него, също така и началните и крайните дати на документите в делото.
• В края на всяко дело се полага заверителен надпис, който съдържа броя на листовете на делото - с думи и с цифри. Характерните особености на документите също се отбелязват. Заверителният надпис на книговезки подвързаната документация се поставя на вътрешната страна на корицата. Съставителят се подписва и посочва каква е длъжността му и датата на съставяне. Почистват се металните крепители.
• След оформянето на делата се съставя опис.
• Трудовоправните документи са трудови договори, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения, заповеди за преназначаване, за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни за 1 година, за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. Те се подреждат по азбучен ред.

Как се приемат документи в електронен вид

Ведомости за заплати и трудовоправни документи, които са създадени, водени и съхранявани само в електронен вид от осигурител, се приемат от началото на 2021 г. в териториалните поделения на НОИ. Документацията, която ще се предава в този вид, трябва да бъде подготвена по определен начин. Изискванията към качеството, формата, наименованията и организацията на електронните документи и подписи са посочени в Приложение № 1 към чл. 14а от Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г.

Ведомостите и другите видове документи трябва да са подписани с КЕП от лице, което представлява осигурителя. От своя страна работодателят попълва свободно написана декларация, в която описва всички електронни подписи, с които са подписани документите. Тя не е нужно да бъде нотариално заверена.

Контролните органи на НОИ извършват проверка, след която се издава удостоверението за заличаване дейността на осигурителя. Неговият срок на валидност е 12 месеца от датата на издаването.

От раздел "Формуляри" на интернет страницата на НОИ може да се изтеглят образците на нужните документи като заглавна страница на дело, заверителен надпис и опис. Те могат да се получат и на място в ТП на НОИ или в РАЦ.