Как да не потъваме в морето от информация на работа

Ако всекидневно ви се налага да обработвате тонове информация, е сигурно, че трудно ще видите гората от дърветата. Предлагаме на вниманието ви няколко прости метода, препоръчани от учените от Xerox след провеждането на серия от изследвания. Целта е да управлявате успешно и безпроблемно информационния поток и да не изпадате в състояние на стрес.

Ако Гьоте искаше повече светлина, то ние ви препоръчваме повече въздух. На всеки няколко часа, излизайте извън офиса, дори и за десетина минути. Дишайте с пълни гърди, погледнете към небето и се опитайте в този кратък период да не мислите за нито един от документите, които ви очакват на бюрото.

Планирайте срещите си, доколкото това е възможно, в един ден. Така ще имате възможността в следващите да обработите на спокойствие цялата информация.

Винаги правете резервно копие на данните, за да не изпаднете в истерия, когато се появи технически проблем или внезапно токът спре. По-добре да съхранявате повече информация, отколкото да не разполагате с никаква.

Сканирайте и архивирайте документите си по електронен път. Спестявате място и бягате от ужаса на претрупаното и заринато от листи бюро, където трудно намирате навреме онова, което ви е нужно.

Обработвайте информацията директно. Със сигурност сте забелязали, че губите време, когато се връщате към една и съща информация. Затова веднага след като я получите, си свършете работата и продължете напред.

Освободете се от всички ненужни имейли или нежелани оферти. Не си губите времето да ги четете, защото така само ще се натоварите допълнително. По същата причина спирайте рекламите, които зариват електронната ви поща, социалните мрежи и пощенската ви кутия.

Използвайте мобилния си телефон, за да проверявате имейлите си, дори когато сте извън офиса. Така няма да се претоварвате с огромното количество, което се е натрупало.

По статията работи: Гергана Караилиева

Източник: jobat.be