Как да дадем и получим обратна връзка за работата си

Експерти, работещи в международни компании въвеждат т.нар. „обратна връзка”. Много от тях се шегуват с фразата: "обратна връзка е двупосочна улица", а в това има известен резон. Съгласете се, всички  се нуждаем от да чуем откровеното мнение на околните, а то може да изгради или разруши професионалните ви отношения.

Имайте предвид, че когато хората са подложени на натиск, са склонни да не се доверяват на компетентността и способността си да взаимодействат с останалите професионалисти от работния екип. Възможна е и обратната „картинка” – понякога тези хора се затрудняват да чуят и приемат мнението на околните, но често пъти това мнение (особено ако е по-остро) е полезно за прекъсването неспирните оплаквания, чувството на виктимизация и прехвърлянето на вината на другите.

Възприемането на промените и комуникацията са двете „критични” области, които трябва да се овладеят добре във всяка работна среда, тъй като и двата подхода предоставят възможността хората да получават обратна връзка за работата си.

Предлагаме ви някои указания, които трябва да имате предвид следващия път, когато искате да поговорите с някого - дори с шефа си - на потенциално „чувствителни” теми.

Първо поискайте разрешение

Идеята да поискате съгласие, за да предложите мнението си, е добра, защото така показвате уважение към мнението на събеседника си. Бихте могли да кажете: "Би ли искал да чуеш различна гледна точка?" Или "Мога ли да ти предложа моята гледна точка?" В зависимост от отношенията със събеседника, тази стъпка невинаги е задължителна (ако комуникацията ви е по-формална, например с шефа, това е идеален начин да „отворите линиите” на комуникация).

Останете оптимистични

Уверете се, че коментарите ви са балансирани, за да избегнете възможността сериозно да обидите някого. Осигурете конструктивен диалог. Формирайте фразите си с положителен оттенък, който да бъде последван от заветното „Но”…

Избягвайте да казвате на шефа си: "Обичам да работя за вас, но чувствам, че работата ми не винаги е ценна". Вместо това опитайте: "Обичам да работя за вас. Понякога чувствам, че работата ми не се оценява и от време на време получавам впечатлението, че не сте склонен  да чуете моите идеи. Чувствам, че ако споделите моя принос към проектите с екипа, това би било от полза за работата и на двама ни."

Опишете си ползите

Запитайте се как обратната връзка, критиката или мнението ви действително ще помогнат на човека. Искате ли да промените начина, по който този човек изпълнява задачите си? Дайте пример за конкретна дейност или процес?

Не забравяйте да направите резервно копие на изказването си и да обясните как вашият начин на работа ще бъде от полза в разрешаването на проблем или подобряването на производителността на компанията.

Представете гледната си точка

Представете коментарите си от ваша гледна точка, а не от гледна точка на околните. Използвайте изрази като: "Забелязвам това ..." или "Аз съм засегнат, когато ..." вместо "Никога не правете това ..." или "Винаги ме кара да чувствам това ..."

Думи като "винаги" и "никога" звучат обвиняващо и често поставят хората в отбранителна позиция. Уверете се, че сте наясно със ситуацията и се опитайте да не я влошавате с предишни ситуации от миналото.

Планирайте и репетирайте

Упражнете това, което искате да кажете с доверен приятел или колега. Ако отделите време, за да премислите внимателно изказването си, то резултатът вероятно ще бъде във ваша полза.

Също така, помислете за времето за представянето на вашия подход. Имайте предвид личните ангажименти и непосредствените крайни срокове на събеседника си.

Говорете лице в лице

Ново изследване твърди, че при разговорите "лице в лице" има около 34 пъти по-голяма вероятност да бъде по-успешни от тези, написани по имейл. Както положителните, така и отрицателните отговори трябва да се съобщават лице в лице, за да въздействат максимално.

Когато се срещате лично, бъдете наясно с езика на тялото си и поддържайте тона на гласа си спокоен и уважителен. Поставянето на пръсти и кръстосаните ръце няма да предадат желаното продуктивно послание. Ако не можете да се срещнете лично, за да обсъдите проблема, опитайте да се свържете по телефона. Имейлите и текстовите съобщения лесно могат да останат недоразбрани и трябва да се избягват, когато се предоставя важна обратна връзка.

Слушайте внимателно

Подгответе се да слушате и имайте готовност да чуете гледната точка на събеседника си. Не забравяйте за потенциалната възможност и вие да сте „допринесли” за настоящите обстоятелства (позитивни или негативни).  Приемете, че конкретната ситуация е потенциална възможност да научите нов „урок”, остава ви единствено внимателно да слушате.

Ако подходът ви е уважаван и неподправен, по-често не само вие, но и събеседника ви получава възможност да се "отдръпне" за малко от ситуацията и да научите нещо ново за своя колега, обогатявайки работните си взаимоотношения.

По статията работи: Виктория Милова

Източник и снимка: themuse.com