Как да планираме работния си график успешно

На много места ще чуете, че е добре да разполагате с ясно формулиран график на професионалните си задължения, който да ви позволява да планирате и използвате ефективно времето си в службата. Не знаем какво смятате вие по този въпрос, но все пак: ако решите да създавате подобен план в близкото бъдеще, ще се опитаме да ви помогнем с няколко бързи препоръки.

На първо място, експертите съветват да не "прекалявате" с планирането, каквато, всъщност, е основната грешка на повечето хора. Дали от оптимизъм или от прекален ентусиазъм, понякога сме склонни да си вярваме, че в един ден можем да свършим "тонове" задачи. Реалността показва обаче, че разполагаме /в най-често срещания случа/ само с около осем часа за действие, затова би било добре да бъдем реалисти в конструирането на графика си. Помислете, например, колко време ви е необходимо да поверите електронната си поща и да я изпразните от ненужното съдържание: вероятно сега бихте казали, че за целта ви трябват само около 30-тина минути. Ако обаче реално тръгнете да изпълнявате задачата и пуснете хронометъра, може би нещата няма да стоят толкова "бързо и яростно".

А като сме стигнали до тук, трябва да обърнем внимание и на нещо друго: мнозина пишат графика си по следния начин, например:

- От 8 сутринта до 9 сутринта: писане на отчет

- От 9 сутринта до 9:30 сутринта: проверка на пощата

- От 9:30 сутринта до 10:30 сутринта: конференция и т. н.

Ако се наблюдава някакъв проблем във въпросната конструкция, то той е, че в нея би било да има "буферно време" от 10 минути, например – което именно е необходимо на повечето хора да извършат плавен преход към следващия ангажимент.

В графика, към който ще ни е по-лесно да се приспособим и да следваме, добре е да са предвидени и моментите, в които дейността ни ще бъде нежелателно прекъсната по една или друга причина, както и, разбира се – време за почивка; пауза; за осъзнаване на постигнатото.

Е, пожелаваме ви успех в създаването на графиците и не забравяйте, че понякога отклонението от точното им следване е просто наложително.

Снимка: freeimages.com