Телефонно поведение, когато ни търсят по работа

Не са малко ситуациите, когато офис мениджърите и секретарите се превръщат в изкупителни жертви при избягването или "укриването" от телефонните натрапници. Освен това, шефовете имат практиката (често тя е порочна) да селектират обажданията, карайки своите подчинени да измислят всевъзможни причини за отклоняване на работните разговори. Класическите примери за това са: "Няма го", "Току-що излезе'', "В момента е изключително зает. Желаете ли да го прекъсна или да ви свържа по-късно", "В заседание е", "В момента води важни преговори", "Все още не е пристигнал до офиса", "Няма възможност да ви отговори в момента", "В момента е зает, но ако аз мога да съм ви полезна - Не е в състояние да говори в момента, но ако аз мога да ви бъда полезна - заповядайте!".

Друга неприятна "стратегия" е секретарката да се "превъплъти" (доста често - успешно) в ролята на следовател, разпитващ кой и по какви причини се обажда. След като е получила тази информация, тя да съобщи, че при първа възможност ще предаде за обаждането (бъдете сигурни, това никога не се случва).

Вероятно един от по-безобидните методи при отклоняването на телефонни обаждания е отговорът, че търсеното лице е в среща, а когато "тя приключи" отново ще ви потърсят. Впоследствие секретарката със съжаление ви съобщава по телефона, че човекът, който търсите е излязъл спешно по работа.

Тъй като бизнесът в страната ни предлага всевъзможни ситуации, не е редно да настояваме винаги за отговор на работните обаждания. Находчивият и адекватен подход налага проявата на повече култура и гъвкавост, за да не се засегне другата страна.

Съществуват някои полезни препоръки и тактики на поведение, когато ни търсят по телефона:

- вдигнете телефонната слушалка веднага и съобщете името си;

- когато позвъняването не преминава през централата или секретарката, съобщете името на компанията, отдела, в който работите и своето име;

- когато са ви потърсили в дома ви по работа, помолете да ви позвънят в офиса;

Ако трябва да се допитаме до чуждестранния опит, Доналд Тръмп нееднократно е подчертавал, че в работата си отделя специално внимание на телефонните разговори, които провежда многократно на ден. Той е сред професионалистите, използвали за пръв път специфичния термин "връщане на обаждането". С тази задача се занимават неговите сътрудници, които са с висока телефонна култура, която редом с всичко друго, включва и така нареченото "телефонно дегустаторство", т.е. способността по спецификата на гласа да се "разпознават" хората и да се улесняват в тяхната бизнес комуникация.

В известен смисъл, не може да се твърди, че има правилна "рецепта" за поведение, когато се касае за работна телефонна комуникация. Въпреки това, ако се придържате към препоръките, споменати по-горе, то със сигурност ще реагирате адекватно при работен телефонен разговор, когато другите ни търсят.